save a healthy future

Одним из вопросов при формировании ассортимента в аптеках является сложность определения оптимальной ширины ассортимента. При недостаточном количестве наименований существует риск потери клиентов, а в обратном случае велика вероятность возникновения неоправданных товарных запасов. В большинстве аптек эту дилемму решают в пользу увеличения товарных запасов.

Опыт говорит:

Чаще всего в аптеках не применяются никакие способы для сокращения остатков, поскольку трудно назвать эффективным способом метод, когда из зарплаты сотрудников аптеки вычитаются деньги за непроданный просроченный товар. Даже не касаясь мотивационной составляющей такого подхода, можно говорить о его отрицательной эффективности. Ведь если товар пролежал в аптеке весь свой срок годности и после этого был выкуплен сотрудниками, то он не только не обеспечил аптеке никакой прибыли, но и принес убытки. Эта позиция уже полностью «съела» свою прибыль.

"PHARMA Distribution Group" представляет метод, позволяющий вовремя определять и выводить из ассортимента неликвидные позиции. Суть метода заключается в разбивке зависших позиций по трем категориям, в зависимости от того, сколько дней они находятся в аптеке: более 90, но менее 180; более 180, но менее 360; более 360 дней. В зависимости от того, к какой группе относится товар, предпринимаются соответствующие управленческие действия. Общий смысл заключается в том, чтобы эти списки были известны руководителю аптеки (аптечной сети), заведующему аптекой, фармацевтам. Количество позиций в этих списках влияет на финансовую мотивационную составляющую как заведующего аптекой, так и фармацевтов. Также по этим товарам выставляется план продаж (планы сокращения остатков) и осуществляется еженедельный контроль динамики сокращения остатков, для чего необходимо внедрять систему отчетности заведующего по зависшим позициям.

Этот метод доказал свою эффективность в различных аптечных сетях России.

Метод 90—180—360 состоит из трех этапов:

1. Определение текущей ситуации; определение количества непродаваемых товаров.

2. Запуск процедуры сокращения неликвидных остатков в аптеке.

3. Внедрение механизма, препятствующего затовариванию аптеки.

Прежде всего необходимо определить неликвидные товарные позиции. Для этого в каждой аптеке/аптечной сети следует составить три списка:

1. Товары, находящиеся в аптеке без продажи более 90, но менее 180 дней.

2. Товары, не продающиеся в аптеке более 180, но менее 360 дней.

3. Товары без продажи более 360 дней.

Для каждого списка необходимо определить:

• общее количество входящих в него товаров;

• количество ассортиментных наименований;

• сумму замороженных денежных средств.

Целесообразно, чтобы такие списки были составлены в каждой аптеке именно заведующим аптекой, а не выполнялись автоматически в офисе. Привлечение заведующего к выполнению этого поручения необходимо для обеспечения его большей вовлеченности в процесс сокращения неликвидных остатков, а также для акцентирования его внимания на результатах работы по формированию ассортимента (если планирование ассортимента и заказ осуществляются в аптеке).

После определения текущей ситуации в аптеке следует переходить к процедуре сокращения неликвидных остатков.

Сокращение неликвидных остатков

Необходимо поручить заведующему выполнить следующие действия:

• написать для каждой позиции, находящейся в аптеке более 180 дней, нозологию, при которой ее можно рекомендовать, а также указать сигнальную позицию или препарат-аналог (чтобы с него переключить покупателя на зависшую позицию);

• распечатать списки 90—180—360. В конце каждого списка указать сумму замороженных денежных средств. Желательно распечатывать эти списки на бумаге разных цветов. Например, 90—180 — голубой, 180—360 — ярко-синий (строгость и дисциплина), более 360 — оранжево-красный (цвет повышенного внимания). Использование различных цветов списков позволяет эффективнее управлять вниманием сотрудников;

• донести информацию о неликвидных товарах до фармацевтов; для этого необходимо ознакомить фармацевтов со списками 90—180—360; проконтролировать знание ими позиций, находящихся в списках (фармацевт должен достаточно уверенно представлять, какие товары входят в списки, учить их наизусть, разумеется, не нужно); списки повесить в аптеке и положить рядом с рабочим местом фармацевта;

• поручить фармацевтам собрать товары, находящиеся в аптеке более 180 и более 360 дней, в отдельные коробки и поместить их рядом с рабочим местом фармацевта. На коробках написать, соответственно, 180—360, более 360 (также можно наклеить на коробку или поместить внутрь коробки соответствующий список);

• чтобы заведующему аптекой оперативно контролировать работу фармацевтов по сокращению количества неликвидного товара, следует поручить им вычеркивать наименование неликвидного товара из соответствующего списка после его продажи, при этом фармацевту следует рядом указать свою фамилию; в конце недели заведующему будет легко определить лучшего фармацевта по продажам зависшего товара.

Руководству аптечной сети необходимо контролировать выполнение всех этих действий в аптеках. Для этого заведующему необходимо раз в неделю (например, в пятницу до 17.00) высылать в офис отчет о динамике продаж по этим спискам с указанием проданных позиций, оставшегося количества и фармацевтов, которые лучше всех в аптеке продавали залежавшийся товар. После этого отчета заведующий вешает новый уменьшенный список (или увеличившийся).

После того как во всех аптеках составят списки 90—180—360, их необходимо объединить. Общий файл зависших позиций будет находиться в общем доступе для заведующих, чтобы они могли не заказывать препарат, а взять у другой аптеки. Кроме того, это позволит определить «мертвые» позиции по всей аптечной сети, от которых нужно избавиться и никогда больше не заказывать. Ключевым требованием является ограничение заказа товаров, которые не продавались более трех месяцев, и запрет на заказ позиций (кроме товара под заказ для клиента), которые не продавались в аптеках более 180 дней.

Внедрение механизма

На начальном этапе внедрения метода 90—180—360 необходимо выставлять планы продаж по этим товарам (планы сокращения остатков) и осуществлять еженедельный контроль динамики сокращения остатков.

Руководству аптечной сети необходимо определить оптимальное значение показателя затоваривания аптеки, который рассчитывается как отношение количества неликвидных товаров в аптеке к товарообороту. Таких позиций в ассортименте аптеки должно быть 3—7% от товарооборота. Если их менее 3%, это говорит о том, что не используется весь потенциал ассортимента, т.е. ассортимент можно и нужно расширять. Наличие в аптеке более 7% зависших товаров свидетельствует о недостатках планирования при формировании ассортимента и недостаточно активной работе фармацевтов по сокращению зависших товарных запасов.

Общая закономерность следующая: чем больше у аптеки товарооборот, количество чеков, тем больший процент по непродаваемым позициям допустим; чем меньше товарооборот, тем меньшее значение должен принимать этот показатель. Высокий товарооборот в большинстве случаев обеспечивает аптеке поток покупателей, а чем больше покупателей, тем более широкий у нее спектр запросов по ассортименту. Это обуславливает необходимость держать в такой аптеке более широкий ассортимент, что приводит к появлению большего процента непродаваемых товаров. Для аптеки с низким товарооборотом справедлива обратная зависимость.

Важно также ввести ответственность заведующего за затоваривание аптеки. Для этого следует привязать значение показателя затоваривания аптеки к системе оплаты труда; в случае превышения оптимального значения (или невыполнения плана по сокращению остатков на начальном этапе) следует уменьшение премиальной части заработной платы заведующего.

Важным элементом является контролирование офисом выполнения всех перечисленных действий. Одним из эффективных способов контроля является построение системы отчетности. Например, отчетность заведующего аптекой перед офисом по неликвидным позициям может быть следующей:

1. Раз в две недели выслать в офис списки 90—180—360, заполненные по описанной выше форме.

2. Раз в неделю выслать отчет по следующей форме: в листе-отчете указывается количество позиций и их общая стоимость в розничных ценах по каждому списку. Заполняя этот лист-отчет, заведующий и офис будут видеть динамику сокращения остатков.

Выводы и выгоды

Помимо основной функции (сокращение неликвидных остатков), метод 90—180—360 — очень хороший способ контроля эффективности работы заведующего аптекой, показывающий все его компетенции:

• умение работать с ассортиментом и ценообразованием (если формирование ассортимента и ценообразование осуществляются на уровне аптеки);

• умение работать с персоналом (выполняют ли фармацевты поручения заведующего аптекой);

• умение четко выполнять распоряжения руководства аптечной сети (дисциплина);

• умение исправлять свои ошибки.